La atención al cliente es la actitud que mantienen todos los miembros de una organización en función de la plena satisfacción de las necesidades del cliente, y que reflejan ante éste la confiabilidad y la excelencia de la Organización. Esta actitud se basa en DIEZ principios fundamentales:
PRINCIPIO 1.- Compromiso con la satisfacción del cliente. El servicio al cliente es responsabilidad de todos y cada uno de los miembros de la Organización. Son las personas, las encargadas de llevar satisfacción al cliente, no son las máquinas, o los papeles, las estrategias o las oficinas; son los empleados y trabajadores, los gerentes, los asesores y los representantes de ventas entre otros.
PRINCIPIO 2.- Pro actividad. Cada miembro de la Organización debería ser proactivo en su trato a los clientes. Ser proactivo es responder eficaz y oportunamente a los requerimientos de cada cliente, incluso anticipándose a sus necesidades futuras. Lo contrario es ser reactivo. Ser proactivo es mantener control sobre los factores que determinan la Calidad en el servicio y estar preparados para afrontar las situaciones difíciles que se presenten, tales como conflictos, discrepancias, quejas y reclamos. El cliente siempre espera de su proveedor gente experta y capacitada para atender sus requerimientos, sugerencias y reclamos.
PRINCIPIO 3.- Incondicionalidad. Un cliente nunca debe ser una interrupción de nuestro trabajo. Él nos trae sus necesidades y nosotros debemos manejarlas de una manera provechosa para ambas partes. Los miembros del personal de la Organización deben ser conscientes que son los clientes quienes le proporcionan a la empresa la oportunidad de servirles, y estar a su disposición. El personal nunca debe actuar como si le estuviese haciendo un gran favor al cliente permitiéndole adquirir sus productos y servicios.
PRINCIPIO 4.-Prioridad. Para la Organización y su personal, el cliente debe estar siempre en un primer plano. Se debe actuar inmediatamente, nunca se debe dejar a un cliente esperando. Recuerde que el cliente es la persona más importante para la Organización.
PRINCIPIO 5.-Accesibilidad. La Alta Dirección de la Organización debe asegurarse que existen los mecanismos suficientes y necesarios para ser contactado por el cliente cuando así lo necesite. De esta manera podrá brindarle una atención oportuna y directa a sus requerimientos. Medios tales como: teléfonos, correos electrónicos, radios, localizadores y otros similares deberán ser puestos a la disposición del cliente.
PRINCIPIO 6.- Trato personalizado. Un cliente no es alguien con quien discutir. Aunque no siempre tenga la razón, usualmente él sabe lo que quiere y nosotros estamos a su disposición para satisfacer sus necesidades. Proporcione a sus clientes una atención personalizada, con un contacto directo y acorde con sus requerimientos individuales.
PRINCIPIO 7.-.-Comunicación eficaz. La Comunicación eficaz con el cliente es la base para una relación fructífera y duradera. Cuando nos comunicamos con nuestros clientes con respeto y creatividad, ambos aprendemos, se profundiza la relación y se pueden encontrar mejores soluciones a los conflictos. “Escuche, comuníquese con respeto y use su capacidad para generar relaciones que proporcionen beneficios bajo un enfoque GANAR-GANAR porque todos ganan.”
PRINCIPIO 8.-Credibilidad. Un proveedor siempre debe cumplir con los compromisos y obligaciones contraídos con el cliente. Esa es la base para ganarse su respeto, lealtad y confianza. Nunca debe prometerse algo que de antemano se sabe que no es posible cumplir.
PRINCIPIO 9.-La Mejora Continua. La Mejora Continua es la búsqueda constante de oportunidades para la Mejora, y ésta empieza con la investigación de los clientes, el análisis de las ventas y el análisis de las visitas de servicio, para determinar sus necesidades actuales y qué nuevas necesidades podrían surgir en el futuro. “En el momento que dejamos de mejorar, comenzamos a retroceder”.
PRINCIPIO 10.- Reciprocidad. “Atienda a su cliente como Ud. Espera ser atendido”. Si una organización aspira obtener el respeto, la lealtad y la confianza de su cliente, debe tratarlo de manera recíproca.
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